نظام هاتف للمكاتب المهنية

كل عميل يصل إلى الشخص المناسب، ورسالة التكليف تعود موقّعة.

يتصل العميل بالمكتب لا بشخص بعينه، وينتظر ممن يرد أن يعرف ملفه. يمنحكم نظام الهاتف من OVOKY رقمًا واحدًا للمكتب مع قائمة صوتية توصل إلى كل شريك أو قسم، وسجلًا واحدًا لكل عميل يجمع المكالمات ورسائل SMS وواتساب والبريد الإلكتروني، وتوقيعًا إلكترونيًا لعروض الأسعار ورسائل التكليف، وكل ذلك في المتصفح. لوكالات التسويق ومكاتب المحاسبة والمحاماة والاستشارات.

هل يبدو هذا مألوفًا؟

ما يعرقل عملكم اليوم

  • 01

    المكالمات تقطع العمل على ملفات العملاء

    كل مكالمة غير مبرمجة تُخرج أحدكم من عمل يحتاج إلى تركيز. تركها ترن يعني عميلًا فائتًا، والرد عليها يعني نصف ساعة ضائعة.

  • 02

    سجل العميل في بريد أحد الزملاء

    رسائل في صناديق بريد شخصية، ومكالمات على هواتف محمولة، وملاحظات في دفاتر. وحين يتولى زميل ملف عميل، يبدأ من الصفر، ويلاحظ العميل ذلك.

  • 03

    عروض الأسعار ورسائل التكليف تنتظر التوقيع

    يوافق العميل على الهاتف، ثم تُرسَل الرسالة كملف PDF عليه طباعته وتوقيعه ومسحه ضوئيًا. ولا يبدأ العمل قبل أن تعود.

أنواع من عُقد IVR
8
نطاقات رؤية: الخاص والفريق والحساب
3
نوعًا من الأحداث في سجل تدقيق كل توقيع إلكتروني
18
how OVOKY fits

رقم واحد للمكتب يصل إلى الشريك أو القسم المناسب، وسجل واحد لكل عميل، وعروض أسعار ورسائل تكليف تُوقَّع عن بعد، للوكالات ومكاتب المحاسبة والمحاماة والاستشارات.

  1. المكالمات

    توجّه القائمة الصوتية المتصلين إلى القسم أو الشريك المناسب، مع ساعات العمل وأيام العطل وبريد صوتي لما بعد الدوام. ويمكن أن ترن المكالمة لدى فريق أو شخص واحد أو على رقم خارجي، فيتلقاها الشريك حتى وهو في الطريق.

    • قائمة صوتية بفرع لكل قسم أو شريك أو لغة
    • تحويل إلى قائمة انتظار أو زميل أو رقم خارجي
    • رسائل البريد الصوتي مرتبة مع رقم المتصل وقائمة الانتظار التي وصل إليها
    • رسائل ترحيب تُكتب وتتحول إلى كلام، في 28 لغة
  2. سجل العميل

    لكل عميل سجل زمني واحد يضم المكالمات والرسائل والبريد الإلكتروني والملاحظات والوثائق الموقّعة. وحين يتصل العميل، يُفتح ملفه قبل أن تردّوا. وتحدد نطاقات الرؤية هل يرى كل شخص عملاءه فقط، أم عملاء فريقه، أم عملاء المكتب كله.

    • يُفتح ملف المتصل حين يطابق رقمه أحد العملاء
    • سجل زمني واحد للمكالمات والرسائل والملاحظات والوثائق
    • مواعيد معاودة الاتصال والمواعيد في تقويم كل شخص
    • نطاقات الرؤية: الخاص، أو الفريق، أو الحساب
  3. عروض الأسعار ورسائل التكليف

    أرسلوا عرض السعر بالبريد الإلكتروني من اسم نطاقكم بقالب ومرفق، واعرفوا متى فُتح. ثم أرسلوا رسالة التكليف للتوقيع الإلكتروني بحقول مملوءة من ملف العميل، مع عدة موقّعين بالترتيب عند الحاجة. وتستلمون ملف PDF مختومًا بختم زمني مع سجل تدقيق.

    • بريد إلكتروني عبر خادم البريد الخاص بكم، مع تتبّع الفتح والنقر
    • عدة ملفات PDF وعدة موقّعين في كل ظرف
    • تذكيرات تلقائية وفق جدول تحددونه
    • صفحات التوقيع ورسائله بالإنجليزية والفرنسية والهولندية

الأدوات

مصممة من أجل الخدمات المهنية

الخدمات المهنية: أسئلة شائعة

إجابات قصيرة عن أكثر ما تسألنا عنه الفرق. لديكم سؤال آخر؟ تواصلوا معنا

  • نعم. يمكن لخطوة في القائمة الصوتية أو لخيار التحويل عند ازدحام القائمة أن يحوّل المكالمة إلى رقم خارجي، كالهاتف المحمول. ويمكن للشركاء أيضًا الرد من متصفح الهاتف المحمول.

  • نعم. لكل شخص دور وصلاحيات ونطاق رؤية: سجلاته الخاصة، أو سجلات فريقه، أو الحساب كله. والاستماع إلى تسجيلات المكالمات وتنزيلها صلاحيتان منفصلتان.

  • توفر OVOKY توقيعًا إلكترونيًا بسيطًا وفق لائحة eIDAS الأوروبية، وليس توقيعًا مؤهلًا، مع ملف PDF مختوم وختم زمني وسجل تدقيق. أما كفايته لرسالة أو عقد بعينه فتتوقف على الوثيقة والبلد، فراجعوا هيئتكم المهنية أو مستشاركم القانوني.

  • لا. يُفعَّل التسجيل لكل حملة، واردة أو صادرة، فتختارون الخطوط التي تُسجَّل. يمكنكم تركه معطّلًا على خطوط العملاء وتفعيله حيث تحتاجون إلى أثر مكتوب فقط.

  • نعم. تصل رسائل واتساب وSMS والبريد الإلكتروني ودردشة الموقع ورسائل وسائل التواصل الاجتماعي إلى صندوق الوارد المشترك نفسه الذي تصل إليه مكالماتكم، مع سجل واحد لكل عميل.

  • لا يوجد موصّل جاهز لبرامج إدارة المكاتب أو المحاسبة أو البرامج القانونية. تدخل جهات الاتصال عبر استيراد ملف CSV، وتتيح واجهة API العامة سحب المكالمات ورسائل SMS والبريد الصوتي والتقارير إلى نظام آخر.

اجمعوا كل محادثاتكم مع العملاء في مكان واحد

المكالمات وSMS وواتساب والبريد الإلكتروني والدردشة في صندوق وارد واحد وبفاتورة واحدة. ابدؤوا بفريق واحد، ثم توسّعوا.