تعترف لائحة eIDAS الأوروبية بثلاثة مستويات للتوقيع الإلكتروني: البسيط، والمتقدم، والمؤهل. للمستويات الثلاثة أثر قانوني ويمكن الاحتجاج بها كدليل، لكن التوقيع المؤهل وحده يعادل التوقيع بخط اليد تلقائيًا. وبالنسبة لفرق المبيعات، يتوقف اختيار المستوى في الأساس على ما ستحتاجون إلى إثباته لاحقًا: من وقّع، وعلى ماذا وقّع، ومتى.
يشرح هذا المقال القواعد الأوروبية تحديدًا؛ أما خارج الاتحاد الأوروبي، فلكل بلد قانونه الخاص بالتوقيع الإلكتروني.
ماذا تقول لائحة eIDAS عن التوقيع الإلكتروني؟
eIDAS هي اللائحة الأوروبية رقم 910/2014. تُطبق قواعدها الخاصة بالتوقيع في كل دول الاتحاد الأوروبي منذ يوليوز 2016، وعُدلت سنة 2024 باللائحة رقم 2024/1183. ولأنها لائحة لا توجيه، تسري التعريفات نفسها مباشرة في كل الدول الأعضاء.
ثلاثة مبادئ تهم وثائق المبيعات:
- لا يجوز إنكار الأثر القانوني للتوقيع الإلكتروني، ولا رفضه كدليل أمام المحكمة، لمجرد أنه إلكتروني أو لأنه لا يستوفي شروط التوقيع المؤهل.
- للتوقيع الإلكتروني المؤهل الأثر القانوني نفسه للتوقيع بخط اليد.
- التوقيع المؤهل القائم على شهادة مؤهلة صادرة في دولة عضو يُعترف به كتوقيع مؤهل في كل الدول الأخرى.
ويُترك الكثير من الباقي للقوانين الوطنية، ومنه العقود التي تتطلب شكلًا معينًا، وطريقة تقدير المحاكم للأدلة. ولهذا قد تُعامل الوثيقة نفسها معاملة مختلفة في فرنسا أو بلجيكا أو ألمانيا.
التوقيع الإلكتروني البسيط
تعرّف eIDAS التوقيع الإلكتروني تعريفًا واسعًا: بيانات في شكل إلكتروني، مرفقة ببيانات إلكترونية أخرى أو مرتبطة بها منطقيًا، يستعملها الموقّع للتوقيع. كتابة الاسم، أو وضع علامة في خانة، أو النقر على زر القبول، أو رسم التوقيع على الشاشة: كل ذلك قد يُعد توقيعًا.
ولأن التعريف بهذا الاتساع، لا يقول التوقيع البسيط وحده شيئًا عن هوية الموقّع. قوته كلها تأتي من الإجراءات المحيطة به: كيف تُعرّف على الموقّع، وكيف حُميت الوثيقة من التعديل، وما السجل الذي حُفظ. والتوقيع البسيط المنظم جيدًا والمدعوم بأدلة قوية قد يكون أكثر إقناعًا بكثير من توقيع ممسوح ضوئيًا ملصق على ملف PDF.
التوقيع الإلكتروني المتقدم
التوقيع الإلكتروني المتقدم توقيع إلكتروني يستوفي أيضًا أربعة شروط حددتها eIDAS:
- أن يرتبط بالموقّع وحده.
- أن يسمح بتحديد هوية الموقّع.
- أن يُنشأ ببيانات إنشاء توقيع يستطيع الموقّع، بدرجة ثقة عالية، استعمالها تحت سيطرته وحده.
- أن يرتبط بالبيانات الموقعة على نحو يجعل أي تعديل لاحق عليها قابلًا للكشف.
يستوفي المزودون هذه الشروط عادة بشهادة رقمية تُصدر للموقّع بعد التحقق من هويته، كفحص وثيقة هويته مثلًا. أما هل يبلغ إجراء معين هذا المستوى فعلًا، فمسألة تصميم، وعند النزاع مسألة أدلة.
التوقيع الإلكتروني المؤهل
التوقيع الإلكتروني المؤهل توقيع متقدم يكون أيضًا:
- منشأً بجهاز مؤهل لإنشاء التوقيع، و
- قائمًا على شهادة مؤهلة للتوقيع الإلكتروني، يصدرها مقدم خدمات ثقة مؤهل مدرج في القائمة الموثوقة لإحدى دول الاتحاد الأوروبي.
يتحقق مقدم خدمات الثقة من هوية الموقّع قبل إصدار الشهادة، حضوريًا أو بوسيلة معتمدة عن بعد. وهذا ما يمنح المستوى المؤهل معادلته للتوقيع بخط اليد في كل الدول الأعضاء. كما أدخل تعديل 2024 محافظ الهوية الرقمية الأوروبية، التي يُنتظر أن تسهل على الأفراد استعمال التوقيع المؤهل في السنوات المقبلة.
مستويات التوقيع الإلكتروني الثلاثة في جدول واحد
| البسيط | المتقدم | المؤهل | |
|---|---|---|---|
| ما تشترطه eIDAS | بيانات إلكترونية يستعملها الموقّع للتوقيع | مرتبط بالموقّع وحده ويحدد هويته، تحت سيطرته وحده، ويكشف أي تعديل لاحق | توقيع متقدم مع شهادة مؤهلة وجهاز مؤهل لإنشاء التوقيع |
| التحقق المعتاد من الهوية | رابط بالبريد الإلكتروني، رمز SMS | هوية متحقق منها مرتبطة بشهادة | هوية يتحقق منها مقدم خدمات ثقة مؤهل |
| الأثر القانوني | مقبول كدليل؛ ووزنه يتوقف على الإثباتات التي تحتفظون بها | مقبول كدليل؛ وإثبات أقوى للهوية ولسلامة الوثيقة | الأثر نفسه للتوقيع بخط اليد في كل دول الاتحاد الأوروبي |
| الجهد المطلوب من الموقّع | الأدنى | متوسط | الأعلى حاليًا |
أي مستوى يناسب وثائق المبيعات؟
في كثير من دول الاتحاد الأوروبي، لا تتطلب أغلب العقود التجارية شكلًا معينًا، ولذلك تعتمد الشركات عادة على التوقيع البسيط المدعوم بأدلة جيدة في:
- عروض الأسعار، ونماذج الطلب، وتأكيدات الشراء،
- عقود الخدمات بين الشركات (B2B) وتجديداتها،
- التفويضات والإقرارات الصادرة عن العملاء،
- نماذج الموافقة.
فكروا في التوقيع المتقدم أو المؤهل حين:
- تكون قيمة العقد عالية أو يُرجح أن يكون محل نزاع،
- يشترط القانون أو هيئة تنظيم القطاع مستوى معينًا لتلك الوثيقة،
- يطلبه الطرف الآخر أو فريق الامتثال لديه.
بعض الوثائق لا يمكن توقيعها إلكترونيًا أصلًا في بعض الدول، أو تتطلب موثقًا، كبعض المعاملات العقارية. وفي البيع الهاتفي للأفراد، تحققوا من القواعد الوطنية لتأكيد المبيعات الهاتفية: في بعض الدول، لا يلتزم المستهلك بالعرض المقدم له عبر الهاتف إلا بعد أن يؤكده كتابيًا أو إلكترونيًا. وخطوة توقيع بعد المكالمة تمنحكم هذا التأكيد في صيغة يمكنكم حفظها.
توقيع العقود عن بعد بعد مكالمة بيع: مثال عملي
هكذا يبدو مسار البيع الهاتفي المعتاد مع توقيع بسيط:
- يتفق المستشار مع العميل على العرض أثناء المكالمة، ويتأكد من عنوان بريده الإلكتروني ورقم هاتفه المحمول.
- يرسل المستشار العقد والعميل ما زال على الخط، أو بعد المكالمة مباشرة.
- يفتح العميل الرابط، ويقرأ الوثائق، ويُدخل رمزًا لمرة واحدة يصله على هاتفه.
- يوقع العميل، ويُختم ملف PDF الموقّع ويُختم زمنيًا.
- يُحفظ الملف الموقّع وسجل التدقيق وسجل المكالمات معًا في ملف العميل.
كل خطوة تضيف إلى الأدلة: الرمز يربط التوقيع برقم الهاتف الذي تأكدتم منه في المكالمة، والختم والختم الزمني يثبتان ما وُقّع عليه ومتى.
ما الذي يجعل التوقيع البسيط صامدًا كدليل؟
إذا اعتمدتم على التوقيع البسيط، فالأدلة هي كل شيء. قبل اعتماد أي مسار توقيع، تأكدوا أنه يسجل:
- الهوية. كيف رُبط الموقّع بشخص حقيقي: رابط بالبريد الإلكتروني إلى عنوان معروف، أو رمز لمرة واحدة عبر SMS إلى رقم معروف، أو الاثنان معًا.
- النية. فعل توقيع واضح، وبيان واضح لما يُوقّع عليه.
- السلامة. ختم على الوثيقة النهائية يجعل أي تعديل لاحق قابلًا للكشف.
- الوقت. ختم زمني موثوق تصدره جهة ختم زمني، بصيغة RFC 3161 مثلًا.
- سجل التدقيق. من تسلّم كل وثيقة وفتحها واطلع عليها ووقّعها، ومتى، محفوظًا بطريقة تكشف أي تلاعب.
- الحفظ. الاحتفاظ بالملف الموقّع وأدلته طوال المدة التي قد تحتاجونها فيها.
- الثبات. الإجراء الموثق نفسه في كل مرة، لتستطيعوا شرحه أمام محكمة أو مدقق.
التوقيع الإلكتروني في OVOKY: كيف يعمل؟
يوفر التوقيع الإلكتروني في OVOKY توقيعًا إلكترونيًا بسيطًا وفق eIDAS. ولا يصدر توقيعات مؤهلة؛ فالوثائق التي تتطلبها تحتاج إلى مقدم خدمات ثقة مؤهل.
ما يشمله:
- مغلفات توقيع تضم عدة ملفات PDF، وأربعة أدوار للمستلمين، وتوقيعًا متتاليًا أو متوازيًا.
- سبعة أنواع من الحقول، مع توقيع يستطيع الموقّع رسمه أو كتابته أو رفعه.
- التحقق من الموقّع بالبريد الإلكتروني أو برمز يُرسل عبر SMS.
- سجل تدقيق من 18 نوعًا من الأحداث، مترابط بالبصمات الرقمية بحيث يُكشف أي تعديل.
- ملف PDF مختوم (PAdES) مع ختم زمني بصيغة RFC 3161.
- التوقيع بالإنجليزية والفرنسية والهولندية.
ولأن التوقيع الإلكتروني جزء من OVOKY، يستطيع مستشارو فرق المبيعات الهاتفية إرسال العقد من CRM في مساحة عمل المستشار والعميل ما زال على الخط، دون أداة منفصلة.