Voor boekhoudkantoren, advocatenkantoren, bureaus en consultants

Je klanten bereiken de juiste persoon, en de opdrachtbrief komt getekend terug.

Klanten bellen het kantoor, niet de persoon, en verwachten dat wie opneemt hun dossier kent. Met de telefonie van OVOKY voor vrije beroepen krijg je één kantoornummer met een keuzemenu naar elke partner of afdeling, één geschiedenis per klant over oproepen, sms, WhatsApp en e-mail heen, en een elektronische handtekening voor offertes en opdrachtbrieven. Alles in één browsertabblad.

Demo aanvragenBekijk de prijzen

Herkenbaar?

Wat vandaag in de weg zit

  • 01

    Oproepen onderbreken het dossierwerk

    Elke onverwachte oproep haalt iemand uit geconcentreerd werk. Laat je hem rinkelen, dan mis je een klant. Neem je op, dan ben je een half uur kwijt.

  • 02

    De klantgeschiedenis zit in iemands mailbox

    Mails in persoonlijke mailboxen, oproepen op gsm's, notities in schriftjes. Neemt een collega een klant over, dan begint die van nul. En de klant merkt het.

  • 03

    Offertes en opdrachtbrieven wachten op een handtekening

    De klant gaat telefonisch akkoord, en dan vertrekt de brief als pdf om af te drukken, te tekenen en in te scannen. Het werk kan pas beginnen als hij terug is.

soorten blokken in het keuzemenu
8
zichtbaarheidsniveaus: eigen, team en account
3
soorten gebeurtenissen in elke audittrail van een handtekening
18
how OVOKY fits

Telefonie voor vrije beroepen en dienstverleners: één kantoornummer dat doorschakelt naar de juiste partner of afdeling, één geschiedenis per klant, en offertes en opdrachtbrieven die online ondertekend worden.

  1. Oproepen

    Een keuzemenu stuurt bellers naar de juiste afdeling of partner, met openingsuren, feestdagen en een voicemail voor wie na sluitingstijd belt. Oproepen kunnen een team, één persoon of een extern nummer laten rinkelen, zodat een partner die onderweg is de oproep toch krijgt.

    • Keuzemenu met een tak per afdeling, partner of taal
    • Doorverbinden naar een wachtrij, een collega of een extern nummer
    • Voicemails op een rij, met het nummer van de beller en de wachtrij die hij bereikte
    • Welkomstboodschappen die je typt en laat omzetten naar spraak, in 28 talen

  2. Klantgeschiedenis

    Elke klant heeft één tijdlijn met oproepen, berichten, e-mails, notities en ondertekende documenten. Belt een klant, dan gaat de fiche open nog voor je opneemt. Zichtbaarheidsniveaus bepalen of iemand alleen de eigen klanten ziet, die van het team of die van het hele kantoor.

    • De contactfiche gaat open zodra het nummer van een klant herkend wordt
    • Eén tijdlijn voor oproepen, berichten, notities en documenten
    • Terugbelafspraken en afspraken in ieders agenda
    • Zichtbaarheidsniveaus: eigen, team of account

  3. Offertes en opdrachtbrieven

    Mail de offerte vanaf je eigen domein met een sjabloon en de bijlage, en zie wanneer ze geopend wordt. Stuur de opdrachtbrief ter ondertekening met de velden ingevuld vanuit de klantfiche, met indien nodig meerdere ondertekenaars na elkaar. Jij krijgt een verzegelde pdf met tijdstempel en audittrail.

    • E-mail via je eigen mailserver, met opvolging van openen en klikken
    • Meerdere pdf's en meerdere ondertekenaars per envelop
    • Automatische herinneringen volgens een schema dat je zelf kiest
    • Ondertekenpagina's en e-mails in het Nederlands, Frans en Engels

Alles in één

Op maat van vrije beroepen

Vrije beroepen: veelgestelde vragen

Korte antwoorden op wat teams ons het vaakst vragen. Nog een andere vraag? Contacteer ons

  • Ja. Een stap in het keuzemenu of de overloop van een wachtrij kan de oproep doorverbinden naar een extern nummer, zoals een gsm. Partners kunnen ook opnemen in een mobiele browser.

  • Ja. Iedereen krijgt een rol, rechten en een zichtbaarheidsniveau: de eigen fiches, die van het team of die van het hele account. Gespreksopnames beluisteren en downloaden zijn aparte rechten.

  • OVOKY levert een gewone elektronische handtekening volgens de Europese eIDAS-verordening, geen gekwalificeerde, met een verzegelde pdf, een tijdstempel en een audittrail. Of dat volstaat voor een bepaalde brief of overeenkomst, hangt af van het document en het land. Check het bij je beroepsorganisatie of juridisch adviseur.

  • Nee. Opnames zet je aan per campagne, inkomend of uitgaand, dus jij kiest welke lijnen opgenomen worden. Je kunt ze uit laten op klantlijnen en alleen aanzetten waar je een spoor nodig hebt.

  • Ja. WhatsApp, sms, e-mail, livechat en berichten via sociale media komen in dezelfde gedeelde inbox als je oproepen, met één geschiedenis per klant.

  • Er is geen kant-en-klare koppeling met software voor kantoorbeheer, boekhouding of advocatuur. Contacten importeer je uit een csv-bestand, en met de publieke API haal je oproepen, sms'en, voicemails en rapporten binnen in een ander systeem.

Breng al je klantgesprekken samen op één plek

Oproepen, sms, WhatsApp, e-mail en chat in één inbox en op één factuur. Begin met één team en breid uit wanneer je wilt.

Demo aanvragenAan de slag