Elektronische handtekening

Laat het contract elektronisch ondertekenen terwijl de klant nog aan de lijn is.

Verstuur het contract of de offerte ter elektronische handtekening vanuit het tabblad Handtekeningen, tijdens het gesprek, of draai je scherm naar de klant aan de balie. De velden worden ingevuld vanuit de contactfiche, de ondertekenaar bevestigt met een eenmalige code per e-mail of sms, en je krijgt een verzegelde pdf terug met een volledige audittrail.

Demo aanvragenAan de slag
rollen: ondertekenaar, goedkeurder, kopie en ter plaatse
4
veldtypes, van handtekening tot selectievakje
7
soorten audit-gebeurtenissen, aan elkaar gekoppeld met hashes
18
how it works

Laat contracten en offertes ondertekenen vanuit het CRM en krijg een verzegelde pdf met audittrail terug, gefactureerd per envelop.

  1. Vanuit het CRM

    Het tabblad Handtekeningen staat naast de contactfiche. Kies een sjabloon en de naam, het e-mailadres en de andere velden van de ontvanger worden ingevuld vanuit de fiche. De uitnodiging vertrekt per e-mail, en je kunt de ondertekenaar vragen om eerst een eenmalige code per e-mail of sms in te geven. Zo regel je de elektronische handtekening zonder het CRM te verlaten.

    • Sjablonen met rollen en velden al op hun plaats
    • Velden vooraf ingevuld vanuit het contact
    • Meerdere pdf's in één envelop
    • Na elkaar of tegelijk ondertekenen

  2. Bewijs

    Elke stap wordt gelogd: verstuurd, bekeken, toestemming gegeven, code gecontroleerd, ondertekend, goedgekeurd of geweigerd. Elke gebeurtenis is met een hash aan de vorige gekoppeld. De uiteindelijke pdf wordt verzegeld (PAdES) met een RFC 3161-tijdstempel, en een voltooiingscertificaat toont wie ondertekende, wanneer en hoe die persoon gecontroleerd werd.

    • Audittrail van 18 soorten gebeurtenissen, gekoppeld met hashes
    • Verzegelde pdf (PAdES) met een RFC 3161-tijdstempel
    • Voltooiingscertificaat voor elke envelop
    • Publieke pagina om een ondertekende pdf te controleren aan de hand van zijn vingerafdruk

  3. Controle

    Bepaal hoe lang een envelop openstaat, van 1 tot 365 dagen, en wanneer herinneringen vertrekken. Annuleer een envelop die niet meer nodig is, en de ontvangers worden verwittigd. De ondertekenpagina en de e-mails dragen je logo, kleur en afzendernaam, in het Nederlands, Frans of Engels.

    • Automatische herinneringen volgens een schema dat je instelt
    • Vervaldatum van 1 tot 365 dagen
    • Een openstaande envelop annuleren, met een reden
    • Ondertekenpagina en e-mails in NL, FR en EN

Inbegrepen

Alles rond je elektronische handtekening

Tekenen, typen of uploaden

Ondertekenaars kiezen zelf hoe ze tekenen: met de hand, door hun naam te typen of met een afbeelding.

Code per e-mail of sms

Vraag elke ondertekenaar om een eenmalige code voor hij kan tekenen.

Ter plaatse ondertekenen

Een klant aan je bureau of balie tekent op jouw scherm.

Goedkeurders en kopieën

Voeg een goedkeurder toe die de documenten nakijkt, of een ontvanger die een kopie van de ondertekende bestanden krijgt.

Sjablonen met rollen

Bewaar documenten, rollen en de plaats van de velden één keer, en hergebruik ze.

Facturatie per envelop

Elke verstuurde envelop wordt van je prepaid tegoed afgeschreven, tegen je tarief voor elektronische handtekeningen.

Elektronische handtekening: veelgestelde vragen

Korte antwoorden op wat teams ons het vaakst vragen. Nog een andere vraag? Contacteer ons

  • OVOKY biedt een gewone elektronische handtekening volgens de Europese eIDAS-verordening, die ook in België geldt. Onder eIDAS mag een handtekening niet als bewijs geweigerd worden alleen omdat ze elektronisch is, en de audittrail, de codecontrole en de verzegelde pdf leggen vast hoe ze gegeven werd. Het is geen gekwalificeerde elektronische handtekening: voor documenten die wettelijk een gekwalificeerde handtekening vereisen, heb je een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten nodig.

  • Per envelop, afgeschreven van je prepaid tegoed op het moment dat je ze verstuurt. Is je tegoed te laag, dan wordt er niets verstuurd. Eenmalige codes per sms worden als sms gefactureerd.

  • Ja. In het tabblad Handtekeningen van het CRM kies je een sjabloon voor het contact op je scherm. Gebeurtenissen van de envelop, zoals verstuurd, ondertekend, geweigerd of voltooid, verschijnen op de tijdlijn van het contact.

  • Wie de pdf heeft, kan die op de publieke controlepagina neerzetten. De vingerafdruk van het bestand wordt in de eigen browser berekend, dus het document verlaat het toestel nooit. De pagina toont de envelop, de ondertekenaars en of de auditketen intact is.

  • In het Nederlands, Frans en Engels. De taal die je kiest, geldt voor de ondertekenpagina, de e-mails en de datums in het ondertekende document.

Werkt samen met

Combineer met

Breng al je klantgesprekken samen op één plek

Oproepen, sms, WhatsApp, e-mail en chat in één inbox en op één factuur. Begin met één team en breid uit wanneer je wilt.

Demo aanvragenBekijk de prijzenAan de slag